Cominciamo col dire che la parola Smart Working deriva dalla lingua inglese e viene tradotta in "lavoro agile". L'osservatorio del Politecnico di Milano, lo definisce come una nuova filosofia manageriale che trova le sua fondamenta nella restituzione di una più ampia autonomia al lavoratore: questa flessibilità che gli viene concessa nella scelta di luoghi, orari e strumenti da utilizzare, fa si che si sviluppi una maggiore responsabilizzazione sui risultati.

In termini pratici, di cosa si tratta e come viene svolto?

Lo Smart Working indica una vera e propria modalità di esecuzione del lavoro, mediante un accordo tra le parti, in cui è possibile che il lavoratore, dal canto proprio, pianifichi e gestisca il suo operato in maniera autonoma, senza vincoli di orario, purchè vengano rispettati i tempi di consegna e le scadenze concesse dall'azienda. Si può procedere a questo lavoro "smart" dai luoghi più disparati: da casa propria, mentre si è in viaggio, seduti al tavolo di un ristorante, insomma in qualunque luogo sia possibile portare un dispositivo mobile (proprio o concesso dall'azienda) e ovunque ci sia una connessione internet. L'orario è autodeterminato.
Deve essere precisato che , nel caso in cui il dipendente usi il device (dispositivo) personale, debba avere libero accesso alle informazioni aziendali relative al proprio lavoro, il che implica una doverosa e particolare attenzione in termini di sicurezza: diventa fondamentale proteggere non solo l'infrastruttura aziendale , ma anche pc, tablet e smartphone dei dipendenti.
A questo punto possiamo dunque definire lo Smart Working una vera e propria rivoluzione culturale che scardina alla base consuetudini, approcci tradizionali e consolitati nel mondo del lavoro subordinato.
Non di rado capita che venga erroneamente fatta confusione tra lo Smart Working e il TELELAVORO, è bene quindi far chiarezza sulle differenze che li caratterizzano.
Per telelavoro, come dice la stessa parola, si intende un lavoro in cui è previsto lo sposamento (in tutto o in parte) dai locali centrali dell'azienda ad altra sede. Diffusosi negli anni ’70 grazie allo sviluppo delle tecnologie informatiche, i teleworkers erano vincolati a lavorare da una postazione fissa prestabiita , con gli stessi limiti d'orario che avrebbero matenuto sul posto di lavoro, seguendo normative precise come vuole l'accordo Quadro del 2004. Invece, gli Smart Worker, oltre ad avere uguale trattamento economico rispetto agli “insiders” e l'obbligo di informazione su rischio infortuni e malattie professionali con copertura Inail, eseguono la propria attività in parte all'interno dei locali aziendali e in parte all'esterno, in qualsiasi posizione ritangano idonea in base alle proprie comodità ed esigenze, con l'unico vincolo che venga rispettato il termine di consegna.

Smart Working come processo di innovazione

Abbiamo tanti elementi che ci portano a poter definire dunque lo Smart Working come un vero e proprio processo di cambiamento del modus operandi, che consente un miglior bilanciamento tra produttività e qualità di vita; questo modello si basa sulla collaborazione tra persone, enti ed organizzazioni in cui l'interazione face-to-face, lascia grande spazio allo scambio di informazioni mediati dalla tecnologia.
I cambiamenti da mettere in atto, toccano anche tutto il complesso gestionale-manageriale, questi ultimi sono chiamati a determinare delle nuove soluzione pratiche, atte a gestire il cambiamento che prevedere la formazione di team, prevalentemente virtuali.
Sarà necessario che all'interno dell'azienda si sviluppi una cultura organizzativa che riconosce l'importanza di salvaguardare la vita personale dei propri lavoratori. Risulterà necessario quindi da parte dei "top e medium manager" aziendali, attivare delle procedure per la formazione del personale soprattutto in fase iniziale, affinché vengano sviluppate quelle capacità fondamentali di auto-gestione dell' attività svolta individualmente, ciò proprio al fine di garantire l'equilibrio tra vita privata e professionale; dovranno inoltre essere messe in atto, da parte dei sovracitati, anche delle pratiche che impediscano l'isolamento sociale e garantiscano l'equità retributiva nei confronti dei colleghi in sede; dovranno essere individuati dei canali che supportino il trasferimento delle "conoscenze" e la collaborazione tra smart worker, per promuovere un clima di fiducia e ridurre al minimo l'insorgere di conflittualità, arginando il pericolo di un eccesso di lavoro (workaholism) , e mettendo in atto comunicazioni bidirezionali frequenti, per discutere le criticità riscontrate; il tutto senza dimenticare la necessità di individuare un mix di sistemi di controllo e supervisione efficaci, tenendo conto dell'attività svolta in remoto.
Quando la Camera dei Deputati ha approvato la disciplina normativa dello Smart Working ( la L.n 81/2017 ) introducendo le nuove regole sulla modalità lavorativa, ha fatto si che la filosofia aziendale e manageriale delle aziende italiane, subisse una virata sostanziale. Secondo attente ricerche e indagini condotte a livello mondiale dal Cisco ( Azienda Multinazionale specializzata nella fornitura di apparati nerworking) , intervistando gli impiegati, è venuto alla luce che:
- il 60% non ha necessità di trovarsi in ufficio per essere più produttivo;
- il 66% vuole una maggiore flessibilità lavorativa;
- il 66% dichiara che accetterebbe un posto di lavoro pagato meno, ma con più flessibilità.
A tal proposito anche i professionisti IT interni alle aziende hanno detto la loro, dichiarando che il 45% degli intervistati, si troverebbe in difficoltà e impreparato nel gestire la crescente richiesta di lavorare in modalità smart.

Quali sono i pro e i contro dello Smart Working?

Sicuramente i vantaggi dello Smart Working, sono molteplici.
Per i lavoratori, potremmo evidenziare un rapporto di fiducia più intenso e consolidato con l'azienda o il proprio manager, con una maggiore consapevolezza del proprio lavoro e dei propri obiettivi, consentendo loro di organizzarsi anche in base ai vari impegni, ma garantendo sicuramente una maggiore serenità con un presumibile aumento della produttività.
Le aziende invece potrebbero beneficiare in primis di una riduzione dei costi, con spazi piu contenuti, ambienti comuni, numero di uffici limitato, calo dei costi sulle attrezzature, risparmi sui consumi elettrici all'interno degli uffici e anche una minore emissione di CO2, grazie alla diminuzione del traffico legato agli spostamenti per raggiungere il posto di lavoro.
Tra i vantaggi notiamo anche un aumento di Brand Awareness ( consapevolezza del marchio) , in quanto un'azienda che adotta politiche di Smart Working, si distingue sul mercato ed è più allettante anche per i futuri dipendenti: così cresce anche la facilità nella ricerca di figure specializzate e talenti, con un ambiente di lavoro più coeso, trasparente e collaborativo.
In definitiva, lo Smart Working sembra essere una leva di cabiamento per le aziende e i suoi lavoratori, che promuove la collaborazione, la programmazione, la gestione e i risultati, mettendo al centrole persone e le proprie necessità personali. Tuttavia lo Smart Working può presentare, in alcuni casi, motivi di svantaggio con cui bisogna fare i conti, come ad esempio la responsabilità continua e il rischio che il lavoro si sovrapponga alla vita privata; infatti può capitare spesso di ritrovarsi in casa con amici o visite inaspettate e dover rinviare a dopo il lavoro con un conseguente calo di concentrazione e il rischio di dover ricominciare tutto da capo; quindi oltre ad indicare come svantaggio, l'incombere in facili distrazioni, non dobbiamo dimenticare che esiste anche una minore interazione vis-a-vis tra colleghi.

Smart Working in periodi di crisi

E' sicuramente il caso di dire che in alcuni momenti negativi, di crisi o di emergenza, questo modus operandi, è risultato un ottimo escamotage per portare avanti il lavoro, permettendo a molti enti istituzioni, aziende e privati di non fermarsi e continuare a svolgere le proprie mansioni di routine tranquillamente da casa. Possiamo benissimo riportare l’esempio attuale in cui ci troviamo ad essere costretti a rimanere in casa per via del COVID-19 Smart Working ai tempi del COVID-19
Il decreto legge numero 6 del 23 Febbraio 2020, riguardante la diffusione del Coronavirus, ha stabilito che il “ lavoro agile” è applicabile in via automatica ad ogni rapporto di lavoro subordinato nell’ambito di aree considerate a rischio nelle situazioni di emergenza nazionale o locale, nel rispetto dei principi dettati dalle menzionate disposizioni e anche in assenza degli accordi individuali ivi previsti.
Prima dell’emergenza Coronavirus a lavorare da casa in Italia erano in 570 mila ovvero il 2% dei dipendenti, contro il 20,2 % del Regno Unito, il 16,6% della Francia e l’8,6% della Germania. Dopo l'esplosione della pandemia, in circa due settimane, ci comunica il Ministero del Lavoro che 554.754 lavoratori sono stati mandati a lavorare da casa, numeri che crescono di giorno in giorno. I maggiori operatori telefonici segnalano che il traffico dati sulle linee fisse è aumentato in media del 20% con picchi del 50% : questo è il più grande esperimento di lavoro a distanza mai attuato nel nostro Paese. Non dimentichiamoci di dire anche che in Italia la banda larda ultraveloce raggiunge il 24% della popolazione, contro la media UE del 69%. Senza dimenticare le “aree bianche” ovvero zone di montagna, campagna, periferia in cui non è possibile svolgere lo Smart Working o telelavoro efficiente, incidendo su circa 11 milioni di residenti nelle zone più colpite tra cui: Lombardia, Emilia Romagna e Veneto.
Anche dove c’è una buona connessione, l’operatività è spesso ostacolata dalle attrezzature tecnologiche "poco smart" di molte aziende e da una mentalità poco aperta all’innovazione; ritrovandoci oggi, con un’emergenza sanitaria giunta ai limiti, molte delle sopracitate, sono costrette ad improvvisare: tutto l'organico dell' azienda si ritrova bloccato a lavorare da casa, ma con la stessa organizzazione "tradizionale" e molti dipendenti che non sanno usare i programmi software.
Risulta ovvio che a reggere meglio la situazione siano sicuramente le imprese più grandi, che già da diverso tempo hanno modificato la propria organizzazione interna, effettuando un piano di Smart Working: prima tra tutte, citiamo la Siemens che ha iniziato nel 2011.

Lo Smart Working sostituirà le modalità di lavoro attuali?

Abbiamo compreso che lo Smart Working non è solo un futuro plausibile, bensì un futuro certo. Un tipo di approccio in cui si premia la qualità del lavoro e non il tempo passato alla scrivania: una scrivania che per certi versi e in molti casi, non ha più senso di esistere, anzi diventa solo un costo fisso. Chiaramente non potrà essere applicato a tutte le tipologie di lavoro, ma non possiamo prevedere il futuro nel dettaglio e cosa questo ci riserverà. Una cosa è certa, quando l’incubo della pandemia da Covid19 sarà giunto al termine e si tornerà alla tanto sottovalutata “normalità”, sarà necessario negoziare questa modalità a livello individuale, aziendale e nei contratti collettivi.
Il mondo e la tecnologia sono in continua evoluzione, solo i temerari e visionari, riusciranno a ritagliarsi un angolo, uno spazio nell'economia, salvaguardando la propria “nicchia”.

Oggi è il Covid-19, domani non si sa…